Los cambios tecnológicos producidos en ésta, la era de globalización y conexión a través de la red, han suscitado cambios importantes en la organización de eventos.
Los eventos empresariales son mecanismos que las empresas tienen en cuenta en su partida presupuestaria del área de Marketing, como un medio de darse a conocer y aumentar la rentabilidad de sus servicios.
En el pasado los eventos se organizaban para darse a conocer en el mundo empresarial con una infraestructura básica y menos cuidada que en la actualidad.
En el presente, los eventos sirven para expandir el “networking”: intercambio de conversaciones con ponentes o asistentes, en un entorno directo más allá de lo que la relación virtual permite. Otras razones para organizar un evento empresarial son el contenido, la necesidad de reconocimiento, identidad y pertenencia a la empresa. Para el organizador, las razones se mueven no sólo por cuestiones económicas, sino también la necesidad de trascendencia o repercusión, cuestionesvinculables entre sí de diferentes maneras: la inclinación a pagar de asistentes y patrocinadores puede depender en gran medida de la trascendencia y calidad del evento, no sólo del contenido.
desarrollo del networking acelera esta comunicación y minimiza el riesgo de que, en la práctica, los asistentes se limiten a charlar con sus colegas ya conocidos. Además, facilita la interacción eficaz entre aquellos que tienen unos intereses comunes, ya que en muchos casos estos mismos intereses se convierten, de hecho, en la primera tarjeta de presentación.
Para una correcta organización de un evento hay que tener en cuenta ciertos aspectos cruciales:
El uso del WIFI, permite estar conectado no solo en el propio evento, sino darle un carácter más dinámico, con la posibilidad de actualizar el contenido del evento, subir fotos y compartir la información con el resto de usuarios de la red, multiplicando la trascendencia del evento como tal.
Una correcta disposición de los asientos, que permita que los asistentes puedan tomar notas y concectar su portátil durante las ponencias mejorará la percepción de los asistentes.
El uso del videocasting, o videoconferencia, permite a los asistentes y ponentes interactuar con otros usuarios no presentes, pudiendo hacer una ponencia más dinámica y participative que quedará en el recuerdo de los asistentes, frente a las tediosas ponencias de horas.
El backchannel, es una de las innovaciones más fuertes en este tipo de congresos y eventos. Se trata de una pantalla lateral que expone todo aqullo que los participantes quieran decir, bien sean participantes en la sala o en remoto, a través del videocasting. Existen muchas maneras de hacerlo, aunque una de las más demandadas es realizarlo a través de la red social Twitter: se establece un hashtag para el evento (una etiqueta que no sea muy solicitada en los buscadores, como el acrónimo del evento seguido del año de celebración, que se publica en lugares visibles de la sala y en la web del evento).
Tener éxito en la organización de eventos amplía sustancialmente las probabilidades de mejorar como empresa y como marca, y es por ello que los organizadores se emplean a fondo para que el evento sea productivo, y más en los tiempos que corren.
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