Descubre cómo la externalización de Recursos Humanos ofrece eficiencia, ahorro de costos y desafíos a considerar. Desde definiciones hasta variantes modernas como SAAS, exploramos todas las facetas de esta estrategia empresarial.
La subcontratación de los departamentos de Recursos Humanos es una elección popular, adoptada por cerca del 80% de las empresas, con el propósito de tercerizar y delegar total o parcialmente las responsabilidades de este ámbito, con el objetivo de optimizar sus recursos disponibles. Dado que hay múltiples áreas que abarcar en Recursos Humanos, la externalización se destaca como una de las principales alternativas para satisfacer esas necesidades.
No solamente se busca aumentar la eficiencia, sino que también se reconoce que frente a desafíos complejos o tareas específicas, contar con una perspectiva externa especializada puede aportar un valor estratégico significativo a la organización.
Es esencial considerar varias variables e interrogantes antes de decidir si esta alternativa es la adecuada, y hay diversas formas de externalizar la gestión de personal. En este artículo, nos sumergimos en todos estos aspectos con el objetivo de aclarar cualquier duda al respecto.
Definición del outsourcing o externalización de Recursos Humanos
El término "outsourcing" o externalización de Recursos Humanos se refiere al proceso mediante el cual las compañías contratan a un tercero para delegar ciertas responsabilidades o actividades del departamento de Recursos Humanos, con el propósito de facilitar su ejecución. Esta práctica es habitual cuando las organizaciones carecen de recursos suficientes para llevar a cabo todas las labores relacionadas con la administración del personal.
Asimismo, puede aplicarse cuando las empresas buscan una alternativa más especializada que pueda encargarse de tareas específicas que requieran un mayor nivel de experiencia. Existen diversas tareas y funciones dentro de la gestión de recursos humanos que pueden ser subcontratadas, si bien algunas son más susceptibles que otras debido a su complejidad técnica, la necesidad de especialización o con el fin de mejorar la eficiencia operativa.
Beneficios de la externalización de Recursos Humanos
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Mejora en la calidad mediante el outsourcing de RR. HH.
En numerosas ocasiones, se recurre a la externalización de Recursos Humanos para obtener un nivel de calidad o conocimiento que no se encuentra disponible internamente. Esta opción se presenta como una solución para cubrir deficiencias de conocimiento en situaciones específicas.
Además, existen numerosas herramientas digitales avanzadas o tecnologías que, de no ser por la externalización de recursos humanos y la búsqueda de servicios especializados externos, sería más difícil acceder a ellas.
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Reducción de costos y aprovechamiento de recursos
Es evidente que, en ciertas situaciones, resulta más costoso, al menos a corto o mediano plazo, contratar profesionales internamente.
La posibilidad de contar con apoyo externo para la realización o delegación de determinadas tareas permite destinar el tiempo de trabajo de los empleados internos a otras actividades que aporten un mayor valor al negocio o que sean más difíciles de tercerizar.
Se recomienda el uso de software de Recursos Humanos, fundamental para la optimización y reducción de costos en las empresas. Estas tecnologías ayudan a liberar al departamento de Recursos Humanos de tareas repetitivas y densas que pueden ser automatizadas.
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Enfoque en el negocio principal
Este punto está estrechamente relacionado con la eficiencia y la optimización de costos mencionada anteriormente. Cuando una empresa subcontrata algunas tareas o responsabilidades, puede mantener su enfoque y todos los recursos internos disponibles en aspectos más relevantes para el negocio.
La inversión de tiempo en tareas que pueden ser fácilmente automatizadas o externalizadas en Recursos Humanos evita la pérdida de esfuerzos en mantener las prioridades del negocio debidamente atendidas.
Inconvenientes del outsourcing o externalización de Recursos Humanos
Si se considera externalizar parte de las responsabilidades de la gestión de personal, es crucial tener en cuenta ciertos inconvenientes, principalmente asociados con los proveedores de servicios tradicionales.
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Costos de honorarios
Establecer una relación de outsourcing con otra empresa puede representar un gasto significativo dentro del presupuesto de Recursos Humanos. Aunque la externalización pueda ser vista como una forma de ahorrar costos a largo plazo, la inversión inicial puede ser considerable.
Es importante también considerar posibles costos ocultos o imprevistos que puedan surgir, como los costos de gestión con proveedores adicionales, cambios en los precios o costos adicionales por servicios no incluidos en el contrato original.
Las plataformas de gestión de Recursos Humanos suelen ofrecer una alternativa con un costo sustancialmente menor que la contratación integral de una empresa externa para llevar a cabo las mismas tareas de gestión.
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Transferencia de información interna, riesgo asociado al outsourcing de RR. HH.
Cuando se comparte información interna confidencial con un tercero, existe un mayor riesgo de filtración de esa información y compromiso de su seguridad. En este sentido, contar con herramientas y proveedores que cumplan con altos estándares de seguridad es fundamental para proteger la privacidad y confidencialidad de la documentación e información compartida.
El uso de herramientas de Recursos Humanos facilita la organización y distribución de la documentación para las empresas, asegurando que la información sensible sobre empleados, ofertas de empleo, nóminas, gastos y otros datos esté alojada en un entorno seguro.
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Pérdida de control en la gestión, común en la externalización de Recursos Humanos
En los casos de outsourcing de RR. HH. a través de proveedores tradicionales, la pérdida de control sobre los procesos relacionados con la gestión de personal es notable. La necesidad de contactar con la gestoría para obtener información que solo ellos conocen puede representar una brecha significativa en la seguridad y el acceso a información interna.
Para evitar la pérdida de control, es fundamental mantener una comunicación fluida y una gestión documental adecuada entre la empresa, la gestoría y la gestión interna. El uso de software de gestión documental es una herramienta valiosa en estos procesos de distribución y gestión de documentos.
Estas herramientas digitales, como el software de RR.HH., son esenciales en la actualidad para tener un control total sobre la gestión del personal en una organización. Proporcionan un único espacio donde almacenar toda la información sobre los empleados, el control horario, la distribución de la documentación y nóminas, la gestión de candidaturas y ofertas de empleo, entre otras funciones.
Variantes de outsourcing en Recursos Humanos
Actualmente, se distinguen tres principales formas de externalización de Recursos Humanos.
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Externalización integral o parcial con un proveedor convencional
Las gestorías o empresas externas de servicios de Recursos Humanos han sido una de las principales alternativas. Estas se encargan de ejecutar tareas que las empresas no saben hacer o no cuentan con los recursos necesarios para hacerlo, siempre desde fuera de la organización. Es decir, realizan funciones relacionadas con RR. HH. en nombre de otra empresa.
Dentro de esta modalidad, existen diferentes formas de externalización de Recursos Humanos.
- Off-shoring: Una empresa subcontratada presta un servicio específico a otra a nivel internacional y de manera deslocalizada.
- In-house: Un servicio de una empresa externa se lleva a cabo dentro de las instalaciones de la empresa que lo ha contratado.
- Off-site: Los servicios contratados se realizan dentro de las instalaciones de la empresa que presta los servicios/tareas.
- Co-Sourcing: Se comparten responsabilidades y riesgos entre distintas empresas, con ubicaciones variables.
Sin embargo, este tipo de outsourcing de RR. HH. tiene sus desventajas amplificadas, como el costo de tener una empresa externa dedicada, la dificultad para acceder a la información interna y la pérdida de control en la gestión, al trabajar con una entidad externa.
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ASP para la externalización de Recursos Humanos
En el ámbito digital, también existe el ASP (Proveedor de Servicios de Aplicación). En este caso, se contrata a una empresa para configurar o desarrollar un software a medida para cubrir las necesidades específicas de una empresa. Esto suele conllevar un costo elevado debido al tiempo, el personal y la dedicación necesarios para desarrollar un software único.
Actualmente, existen alternativas más eficientes y asequibles, como el SAAS, que están ganando popularidad en la gestión de recursos humanos. Este enfoque proporciona una versión estandarizada de software que sirve a una amplia gama de clientes, digitalizando o externalizando funciones del área de Recursos Humanos que todas las empresas necesitan.
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SAAS como outsourcing de RR. HH.
El SAAS (Software como Servicio) es una opción preferida por muchas empresas para la externalización de Recursos Humanos.
Aunque no se desarrolla un software personalizado para cada empresa, el SAAS ofrece un grado de personalización limitado, especialmente a nivel de marca. Sin embargo, todas las funcionalidades están disponibles para todos los usuarios, lo que hace que el costo sea mucho más accesible y las actualizaciones sean constantes.
Estas herramientas digitales abordan eficazmente los desafíos mencionados anteriormente, como la transferencia de información a terceros, los altos costos y la pérdida de control interno. Las tareas que se pueden externalizar, como la gestión de nóminas, el reclutamiento o la formación de empleados, se pueden gestionar de manera digitalizada y automatizada a través de un software de recursos humanos centralizado.